Plínio Tomaz mostra quais são os principais custos da desorganização para os profissionais da Odontologia.

Você sabe fazer gestão? Consegue, ao menos, ser muito organizado no que faz? Seus resultados no consultório refletem isso? Fazer gestão é decidir sobre coisas estratégicas. Gerenciar é cuidar das coisas do dia a dia. Organizar é fazer com que as coisas funcionem. A desorganização impede que a gestão seja feita de modo consistente.

Muita gente acha trabalhoso e chato ser organizado. Mas, na verdade, ser desorganizado dá muito mais trabalho e sai mais caro. Muito mais.

Ser desorganizado não pode ser uma opção para você. E, para te provar isso, quero te mostrar algumas das principais consequências e custos que não administrar bem seu consultório pode te trazer. A desorganização te custa:

Retrabalho: ter que refazer qualquer coisa custa perda de materiais, de energia e, principalmente, de tempo (seu e/ou de sua equipe), o que, por sua vez, também custa dinheiro;

Perda de prazos: perder a data de vencimento de um boleto, por exemplo, gera o pagamento de multa e juros desnecessariamente. Da mesma forma, perder o prazo de uma compra em promoção pode te fazer perder dinheiro. Perder prazos com clientes, então, pode ser fatal ao seu negócio;

Processos trabalhistas: tomar processo trabalhista por ser desorganizado já é trágico, mas depois não ter como se defender por não ter nada anotado corretamente e não encontrar os documentos, é lastimável. Sabe quanto custa se defender de um processo trabalhista? E sabe quanto custa perder a causa? Não queira descobrir;

Falta de histórico e de registros adequados: cadê o documento? Onde guardei? Quem pegou? Onde anotei? Sem números, não tem gestão. Sem informações, não tem como ter certeza de nada, nem mesmo do que já foi feito ou não em um paciente ou o que foi combinado com ele. Você passa vergonha, perde dinheiro, tem retrabalho e se coloca em vários outros riscos de modo absolutamente desnecessário e evitável;

Baixa lucratividade: isso mesmo que você leu. Sem organização, você não conhece seu custo/hora nem sua margem de lucro por procedimento. E aí precifica errado, com prejuízo, e nem percebe. Não faz controle do fluxo de caixa e, novamente, perde dinheiro. Quando vê, seu lucro foi corroído e você nem sabe o motivo, mas acha que “captar mais clientes” é a solução para seu caso. Não é. Isso seria como apenas tentar abrir mais a torneira para ver se uma peneira enxeria de água;

Não crescimento: sem uma boa organização, você não cresce. Entra ano, sai ano e você continua na mesma, na melhor das hipóteses. Para crescer, você precisa de um plano e ter disciplina para implantar as ações;

Clientes chateados: consequência grave de muitos dos itens anteriores. Mudanças frequentes de horário (profissional desmarcando), prótese que não chegou, material que acabou na hora de utilizar, equipamento quebrado por fata de manutenção preventiva e mais. Em última instância, a desorganização gera muitos clientes chateados, e clientes chateados contam suas experiências para outros, que passam a ter uma visão ruim a seu respeito. E, assim, o ciclo da má reputação vai se transformando em baixa demanda, baixa aceitação de orçamentos e, em última fase, falência. Isso sem contar em processos abertos por clientes contra você. Aí o dano pode ser devastador.

Grande parte dos colegas sabe da importância que uma boa gestão e organização das coisas têm para alcançar bons resultados e se manter crescendo no consultório. Apesar disso, infelizmente, poucos são os que, de fato, se empenham a conhecer e aplicar técnicas e ferramentas de gestão simples, o que poderia ajudar muito a ser bem-sucedidos e a evitar os problemas que listei acima.

Desorganização é um sintoma do que podemos chamar de “comportamento não profissional”. Ser profissional é ter domínio sobre tudo o que faz e saber os porquês de cada etapa. Só que isso não se limita às habilidades clínicas, mas também à organização interna do consultório, atendimento ao cliente e relacionamento com o mercado (instituições de classe, de ensino, governamentais, colegas de classe e outros profissionais de saúde). Ao manter-se em desorganização, transmite-se uma imagem “não profissional”, o que por si só já traz seus danos.

Por outro lado, com organização e boas práticas de gestão, podemos ter: